Архивируем документы пошаговая инструкция


Архивируем документы пошаговая инструкция

Архив с нуля: пошаговая инструкция


27 июня 20202,7 тыс. прочитали40 сек.3,2 тыс. просмотра публикацииУникальные посетители страницы2,7 тыс. прочитали до концаЭто 84% от открывших публикацию40 секунд — среднее время чтения Так или иначе в любой компании есть архив.

Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом.

Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании.

А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы.

Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива.
Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости.

Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения.

К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.Начинается процесс формирования архива неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за делопроизводство подчиненные.

Особенности архивирования документов в организации

4008 Содержание страницы Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению.

Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации. Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения.

Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела.

Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет.

Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.).

Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно. Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией? Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ). Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Как построить ? В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  1. если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.
  2. структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  3. документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  4. если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;

Какой установлен ? Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива.

Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам. Архивируют документы поэтапно:

  • Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  • Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.
  • Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  • Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  • Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  1. примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.
  2. число единиц хранения;
  3. индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  4. заголовок;
  5. срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке.

Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь. Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  1. одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.
  2. документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  1. текущие документы, используемые в работе.
  2. срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  1. документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.
  2. объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  3. организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;

Важно!

Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

  • При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
  • Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
  • За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.

Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов.

Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия.

Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием. Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации.

Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела.

Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет. В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом.

Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения. Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  1. если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
  2. документация передается в архив только по описи;
  3. если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  4. каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива. Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения.

При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам. Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива.

Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки.
Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  1. производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  2. на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  3. если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  4. ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  5. разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  6. делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  7. первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  8. формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  9. все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
  10. производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  11. при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  1. срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  2. разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
  3. индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  4. наименование дела;
  5. число бумаг, хранящихся в папке;
Рекомендуем прочесть:  Дом реновация вилиса лациса

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве».

Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  1. указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
  2. указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  3. перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  4. вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  5. приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании.

Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву.

Если информация читается с трудом, то делается копия документа. В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства.

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц.

Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  1. длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  2. между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  3. устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  4. в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  5. дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
  6. помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  7. размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации.

Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  1. проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  2. производится описание документов и непосредственного дела;
  3. первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  4. при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг. Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения. Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени.

Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Руководитель каждой компании должен следить за тем, чтобы его работники своевременно и правильно составляли многочисленную документацию. Она должна храниться в компании определенный период времени, после чего отправляется в архив.

Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации. Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию.

Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.

Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы. Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени.

Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет. Обязательному архивированию подлежат следующие документы:

  1. документы, относящиеся к личным делам работников компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
  2. специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.
  3. распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
  4. бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
  5. учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;

Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео: Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив.

Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить.

Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок. Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

  1. индекс конкретного дела;
  2. примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.
  3. количество документов, подлежащих хранению;
  4. заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;

Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь. Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации.

Срок данного процесса зависит от параметров самой документации. Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет.

Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет. Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125.

Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным документооборотом. Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб.

Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс. руб. Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним.

Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании. Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги. Право на это имеется даже у сторонних организаций.

Для этого выполняются следующие действия:

  1. выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.
  2. факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;
  3. формируется специальная заявка;

Архивирование документов.

Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения. Процесс, на основании которого составляются и передаются на хранение дела, делится на этапы:

  1. если отсутствуют нарушения, то дела сшиваются;
  2. данный график согласуется с руководством компании;
  3. на основании имеющихся сроков, дела, подготовленные по установленной в компании номенклатуре, передаются ответственным лицам на хранение, для чего осуществляется опись документации;
  4. при возникновении необходимости документы копируются или сканируются;
  5. составляется график работниками архива, в котором указывается, в какие сроки должны передаваться дела на хранение;
  6. сотрудники архива проверяют, правильно ли оформляются дела, после чего сверяются бумаги с описью;
  7. подписывается опись обоими участниками процесса.

Сдавать в архив требуется только бумаги, которые необходимо хранить не меньше 10 лет.

К особенностям использования архивации относится:

  1. учитывается при этом номенклатура отделов компании;
  2. номенклатура может изменяться, но при этом она должна согласовываться с руководством минимально раз в пять лет.
  3. все бумаги систематизируются в зависимости от нюансов работы всей компании;

Если изменяются функции компании или структура предприятия, то обязательно разрабатывается новая номенклатура. Процедура выполняется только лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Они являются работниками архива.

В их обязанности входит проверка передаваемых дел, их копирование или сканирование, а также выдача на основании специальных запросов.

Архивация кадровых документов.

Визируются все дела руководителем отдела или другим работником компании, назначенным в качестве ответственных лиц.

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение. Во время его оснащения учитываются следующие правила:

  1. комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
  2. не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
  3. в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.
  4. помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
  5. обязательно оборудуется вентиляционная система;
  6. не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут. Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска. Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании.

С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом.

Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности. Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании.

Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам. Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах. Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео: Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти.

Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ. Многие компании начинают полностью переходить на электронный документооборот, поэтому имеется возможность хранить копии документов на электронном носителе.

Поэтому такие данные сохраняются в компьютере без необходимости распечатывания и хранения в бумажной форме. Каждая компания должна определенный период времени хранить разные документы, составляемые в процессе функционирования.

Для этого организуется архив, а также назначается ответственное лицо, называемое архивариусом.

При этом важно разрабатывать специальные положения, на основании которых выполняется создание архива, учет и обработка данных, а также формирование номенклатуры дел.

  1. Как сшить документы
  2. Как оформить дела при сдаче в архив
  3. Как сшивать документы нитками
  1. — все документы;
  2. — сдаточная опись.
  3. — карандаш;
  4. — опись;
  5. — папка;
  1. как сдать документы на регистрацию

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства.

Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет).

Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов. В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения.

Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены. Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело.

Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц.

При оформлении одной папки дело необходимо:

  1. пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
  2. составить внутреннюю опись документов — оглавление;
  3. прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
  4. подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);
  1. оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Руководитель каждой компании должен следить за тем, чтобы его работники своевременно и правильно составляли многочисленную документацию. Она должна храниться в компании определенный период времени, после чего отправляется в архив. Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации.

Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию.

Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации.

Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия. Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы. Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени.

Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет. Обязательному архивированию подлежат следующие документы:

  1. бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
  2. документы, относящиеся к личным делам работников компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
  3. учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
  4. распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
  5. специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.

Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео: Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив.

Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.

Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

  1. индекс конкретного дела;
  2. количество документов, подлежащих хранению;
  3. примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.
  4. заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;

Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь. Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.

Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет. Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет.

Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125. Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным документооборотом. Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб.

Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс. руб. Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним.

Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании. Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги.

Право на это имеется даже у сторонних организаций.

Для этого выполняются следующие действия:

  1. выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.
  2. формируется специальная заявка;
  3. факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;

Архивирование документов. Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения.

Процесс, на основании которого составляются и передаются на хранение дела, делится на этапы:

  1. данный график согласуется с руководством компании;
  2. составляется график работниками архива, в котором указывается, в какие сроки должны передаваться дела на хранение;
  3. при возникновении необходимости документы копируются или сканируются;
  4. если отсутствуют нарушения, то дела сшиваются;
  5. на основании имеющихся сроков, дела, подготовленные по установленной в компании номенклатуре, передаются ответственным лицам на хранение, для чего осуществляется опись документации;
  6. сотрудники архива проверяют, правильно ли оформляются дела, после чего сверяются бумаги с описью;
  7. подписывается опись обоими участниками процесса.

Сдавать в архив требуется только бумаги, которые необходимо хранить не меньше 10 лет. К особенностям использования архивации относится:

  1. учитывается при этом номенклатура отделов компании;
  2. номенклатура может изменяться, но при этом она должна согласовываться с руководством минимально раз в пять лет.
  3. все бумаги систематизируются в зависимости от нюансов работы всей компании;

Если изменяются функции компании или структура предприятия, то обязательно разрабатывается новая номенклатура.

Процедура выполняется только лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Они являются работниками архива.

В их обязанности входит проверка передаваемых дел, их копирование или сканирование, а также выдача на основании специальных запросов. Архивация кадровых документов.

Визируются все дела руководителем отдела или другим работником компании, назначенным в качестве ответственных лиц. Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

  1. не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
  2. в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.
  3. не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
  4. обязательно оборудуется вентиляционная система;
  5. помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
  6. комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами. Процедура заключается в тематическом распределении документации.

Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут. Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска. Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании.

С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности. Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании.

Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам. Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость. Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.

Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео: Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти.

Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ. Многие компании начинают полностью переходить на электронный документооборот, поэтому имеется возможность хранить копии документов на электронном носителе. Поэтому такие данные сохраняются в компьютере без необходимости распечатывания и хранения в бумажной форме.

Каждая компания должна определенный период времени хранить разные документы, составляемые в процессе функционирования. Для этого организуется архив, а также назначается ответственное лицо, называемое архивариусом.

При этом важно разрабатывать специальные положения, на основании которых выполняется создание архива, учет и обработка данных, а также формирование номенклатуры дел.

Комментировать 1 277 просмотров

Понятие и цель архивирования документов организации

» » Руководитель каждой компании должен следить за тем, чтобы его работники своевременно и правильно составляли многочисленную документацию. Она должна храниться в компании определенный период времени, после чего отправляется в архив.

Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации.

Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию.

Содержание Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации.

Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия. Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы.

Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени.

Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет.

Обязательному архивированию подлежат следующие документы:

  1. бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
  2. учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
  3. документы, относящиеся к компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
  4. специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.
  5. распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;

Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео: Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив.

Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.

Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

  1. индекс конкретного дела;
  2. количество документов, подлежащих хранению;
  3. заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
  4. примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.

Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете . Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации.

Срок данного процесса зависит от параметров самой документации. Бухгалтерская отчетность хранится бессрочно, как и учредительные документы, поэтому даже после закрытия компании эта документация отправляется на хранение в архив муниципалитета. Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет.

Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет. Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125.

Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным . Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб. Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс.

руб. Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним.

Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании. Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги.

Право на это имеется даже у сторонних организаций. Для этого выполняются следующие действия:

  1. выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.
  2. формируется специальная заявка;
  3. факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;

Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения. Процесс, на основании которого составляются и передаются на хранение дела, делится на этапы:

  1. сотрудники архива проверяют, правильно ли оформляются дела, после чего сверяются бумаги с описью;
  2. при возникновении необходимости документы копируются или сканируются;
  3. данный график согласуется с руководством компании;
  4. подписывается опись обоими участниками процесса.
  5. составляется график работниками архива, в котором указывается, в какие сроки должны передаваться дела на хранение;
  6. если отсутствуют нарушения, то дела ;
  7. на основании имеющихся сроков, дела, подготовленные по установленной в компании номенклатуре, передаются ответственным лицам на хранение, для чего осуществляется опись документации;

Сдавать в архив требуется только бумаги, которые необходимо хранить не меньше 10 лет.

К особенностям использования архивации относится:

  1. учитывается при этом номенклатура отделов компании;
  2. номенклатура может изменяться, но при этом она должна согласовываться с руководством минимально раз в пять лет.
  3. все бумаги систематизируются в зависимости от нюансов работы всей компании;

Если изменяются функции компании или структура предприятия, то обязательно разрабатывается новая номенклатура. Процедура выполняется только лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Они являются работниками архива.

В их обязанности входит проверка передаваемых дел, их копирование или сканирование, а также выдача на основании специальных запросов.

Визируются все дела руководителем отдела или другим работником компании, назначенным в качестве ответственных лиц. Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение. Во время его оснащения учитываются следующие правила:

  1. не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
  2. комната должна отвечать требованиям , так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
  3. обязательно оборудуется вентиляционная система;
  4. не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
  5. помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
  6. в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Учитывается при этом санитарное состояние комнаты, ее оснащенность разным оборудованием и соответствие требованиям пожарной безопасности. На основании этой проверки составляется акт.

Процедура заключается в тематическом распределении документации.

Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте . Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска. Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании.

С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом.

Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.

Архив в каждой организации формируется как специализированный отдел, но если хранится слишком мало документов, то процедура обработки и хранения может выполняться административным персоналом фирмы. Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании.

Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам. Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах. Как правильно подшить папку для архива?

Ответ в видео: Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.

Многие компании начинают полностью переходить на электронный документооборот, поэтому имеется возможность хранить копии документов на электронном носителе.

Если вовсе компания работает с иностранными компаниями, то пересылаются между контрагентами электронные документы, которые заверяются официальной цифровой подписью.

Поэтому такие данные сохраняются в компьютере без необходимости распечатывания и хранения в бумажной форме.

Каждая компания должна определенный период времени хранить разные документы, составляемые в процессе функционирования. Для этого организуется архив, а также назначается ответственное лицо, называемое архивариусом.