Где искать трудовую книжку если предприятие ликвидировано


Где искать трудовую книжку если предприятие ликвидировано

Где искать трудовую книжку, оставленную в ликвидированной организации?

Просмотров: 3 Аноним Вопрос задан21 марта 2013 в 19:50 ответьте пожалуйста!я работал в частной конторе, уволился и вовремя не забрал трудовую книжку, потом узнал что контора ликвидировалась. что делать где теперь её найти???

Вахтер Опубликовано2 октября 2020 в 11:07 Опубликовано2 октября 2020 в 11:07 Вы серьезно хотите получить компетентный ответ от незнакомых людей в интернете? Смотрите, заходите , оформляете бесплатный доступ на 2 дня ко всей базе знаний Консультант + и за это время находите и ответ на свой вопрос, и судебную практику, и все формы документов с примерами заполнения, какие вам только понадобятся. nataldream Опубликовано21 марта 2020 в 19:53 Опубликовано21 марта 2020 в 19:53 В архиве, если «контора» соизволила её туда сдать.

Попробуйте выйти на бывшего работодателя, возможно он подскажет. Либо придется восстанавливать трудовую книжку.

Любовь_ Опубликовано21 марта 2020 в 20:30 Опубликовано21 марта 2020 в 20:30 Добрый день! Вы точно уверены, что фирма ликвидирована? Если у Вас сохранился ттрудовой договор и Вы знаете ИНН или ОГРН своей бывшей организации, можно попробовать заказать выписку из ЕГРЮЛ, которая будет содержать сведения о том, что действительно произошло с этой организацией, ликвидирована она или нет, в какой стадии находится процесс ликвидации, данные о руководителе организации и юридический адрес.

Возможно, у фирмы изменился адрес, и Вы сможете найти Вашу трудовую. Попробуйте узнать основные сведения на сайте ФНС # Можно связаться с бывшими работниками, может быть, у кого-то остался телефон генерального директора.

Я не думаю, что кому-то нужна Ваша трудовая книжка, возможно она где-то лежит и ждет Вас. eduard Опубликовано21 марта 2020 в 21:01 Опубликовано21 марта 2020 в 21:01 Обычно не восстребованные документы (трудовые книжки, удостоверения и прочие документы) при ликвидации организации передаются в государственный архив. Обратитесь в архив Вашего населенного пункта.Уточнение от 21 марта 2013 — 21:01Либо обратитесь в архив населенного пункта, где была зарегистрирована организация.

21 марта 2013 21 марта 2013 21 марта 2013 21 марта 2013 21 марта 2013 22 марта 2013 Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие было ликвидировано

27.05.2021 Денис Трудовая книжка Содержание статьи

  1. 1.1 Процесс восстановления
  2. 2 Что делать, если копии нет?
  3. 1 Кто занимается восстановлением?
    • 1.1 Процесс восстановления

Трудовая книжка – это удостоверение человека о его работе и трудовом стаже, которое содержит информацию обо всех рабочих местах и должностях, которые человек занимал ранее и занимает сейчас. Но достаточно часто трудовую книжку теряют либо она просто приходит в негодность.

Процесс восстановления этого документа достаточно сложный, а некоторые события могут существенно его затруднить. Так, не каждый знает, как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано, а ведь это происходит достаточно часто, особенно в последние годы. Кто занимается восстановлением?

Если трудовая книжка была потеряна тогда, когда человек работал на предприятии, то восстановлением должен заниматься непосредственно работодатель. На законодательном уровне говорится о том, что трудовую книжку необходимо хранить в защищенном месте.

При этом учитывается каждый отдельный бланк.

Что касается получения трудовой книжки работником на руки, то это может произойти лишь по запросу Пенсионного фонда России. Что касается всех остальных случаев, то человек может без проблем воспользоваться заверенной работодателем копией либо же выпиской из трудовой.

Это и является основной причиной того, что ответственность за сохранность трудовой книжки ложится на плечи именно работодателя. Кроме всех бюрократических забот, работодатель принимает на себя финансовое обеспечение процесса восстановления.

Если человек получил документы на руки, после чего потерял их, тогда восстановлением обязан заниматься сам гражданин. В правительственном Постановлении «О трудовых книжках» сказано, что человек, который потерял трудовую книжку, должен обратиться с соответствующим заявлением на последнее место работы.
В правительственном Постановлении «О трудовых книжках» сказано, что человек, который потерял трудовую книжку, должен обратиться с соответствующим заявлением на последнее место работы. Если все будет нормально, все документы будут доступны, а предприятия не будут ликвидированы, дубликат трудовой книжки выдадут в течение двух недель.

Процесс восстановления Дубликат трудовой должен содержать:

  • полную информацию касательно наград, взысканий и прочих сведений относительно работы, которые вносились в трудовую книжку.
  • информацию о стаже до того, как человек поступил на текущее место работы, что должно подтверждаться соответствующими документами;

Выдача трудовой книжки является бесплатной услугой, но работодатель имеет право запросить за нее плату, куда будет входить и стоимость нового бланка.

Как говорилось выше, если восстановлением будет заниматься работодатель, то человеку нужно всего лишь подать заявление и ждать получения трудовой книжки. В том же случае, если все записи в трудовой будет восстанавливать непосредственно владелец трудовой, тогда ему придется серьезно потрудиться.

Такая процедура может затянуться на весьма длительный срок. Самым удачным вариантом будет восстановление трудовой со сделанной ранее ксерокопии. Правда, она должна быть заверена, в чем сможет помочь сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное лицо на любом из мест работы.

В таком случае нужно вместе с заявлением работодателю принести ксерокопию своего трудового документа, которая включала бы в себя все страницы и записи, вносимые ранее. В состав копии должны входить:

  1. титульная страница с информацией о работнике;
  2. все страницы с записями касательно работы и заслуг человека, начиная от первой и заканчивая последней.

При наличии полной копии трудовой книжки процесс выдачи ее дубликата может занять считанные дни. Ведь кадровику нужно будет всего лишь перенести записи в новый бланк трудовой книжки.

Те записи, которые в старой трудовой книжке были признаны недействительными, в выдаваемый дубликат вноситься не будут.

Что делать, если копии нет? Если копии трудовой книжки в наличии нет, тогда придется восстанавливать каждую запись отдельно. Для этого необходимо ходить на каждое предприятие, на котором ранее работал человек, и получать точную копию записи и подтверждение достоверности данных.

Только так постепенно можно будет полностью восстановить трудовую книжку и получить ее дубликат. Но иногда и здесь бывает не все так гладко, как хотелось бы. Очень часто предприятия, на которых работал человек, попросту закрываются или их кто-то перекупает. Восстановление трудовой книжки, если предприятие ликвидировано, намного сложнее, ведь нет возможности прийти на предприятие и получить нужные данные.

Восстановление трудовой книжки, если предприятие ликвидировано, намного сложнее, ведь нет возможности прийти на предприятие и получить нужные данные. В таком случае человеку придется обращаться во всевозможные архивы. Только так можно будет получить не только сведения касательно стажа человека и его должности, но еще и названия документов, на основании которых записи вносились в трудовую.

Это очень сложный путь, который может длиться месяцами. Очень часто людей просто не пускают в архив, или они по каким-то причинам не могут получить нужные данные.

Еще один вариант развития событий – когда архива нет, или в нем отсутствует информация относительно ликвидированного предприятия и работы в нем человека, восстанавливающего трудовую книжку.

Здесь можно пойти несколькими путями. Самый простой – обратиться в Пенсионный фонд РФ, где могут дать точную и подробную информацию относительно стажа человека.

Это очень просто, ведь нужно всего лишь подать соответствующий запрос и ждать ответ на него.

Второй путь получения дубликата – обращение в судебные органы, которые будут отправлять запросы во все необходимые госорганы, чтобы получить точную картину.

Здесь будет нелишним привлечение свидетелей, которыми могут выступать работавшие вместе с человеком сотрудники. Их показания, а также записи в трудовых книжках позволят подтвердить, что человек работал на предприятии.

Обращение в суд – это самый крайний вариант, к которому прибегают только в том случае, если больше нет других возможностей восстановить записи в трудовой. В государственных органах говорят о том, что в некоторых случаях трудовую книжку можно и не восстанавливать.

Если человеку еще не исполнилось 30 лет, ему необязательно восстанавливать данный документ. Ведь размер пенсии будет зависеть не от стажа человека, а от отчислений из его заработной платы в Пенсионный фонд.

Так что трудовая книжка сегодня, скорее, гарант получения достойного места работы в случае увольнения с предыдущего. Ведь хорошего специалиста заберут, не раздумывая, а подтверждением его высокого уровня как раз и выступает трудовая книжка.

Если организация ликвидирована, как подтвердить свои пенсионные права?

События ОПУБЛИКОВАНО 18.07.2018 12:35 Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые.

Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах — шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист –эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц ОПФР по Бурятии.

Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии.

И так ли важна сегодня трудовая книжка? С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года.

Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР. А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы? Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов.

В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения.

Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период.

Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель.

Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права.

В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано? Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР.

Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах.

В какой архив следует обращаться — эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР. При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы. Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями.

Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются.

По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют.
Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют.

Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей.

К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица.

Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим. Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали.

В таких случаях, если смысл обращения в суд? К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто.

Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы.

Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа.

А вот как подтвердить размер заработка — об этом нет нормативных документов.

ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Поделиться новостью ОПУБЛИКОВАНО 15.01.2021 12:03

Передача документов по личному составу при ликвидации предприятия

Вы здесь Опубликовано 2007-04-04 15:24 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 8 Добрый день, меня интересует вопрос: куда деваются трудовые книжки при ликвидации предприятия и в какой архив они поступают? Это архив государственный или архив компании, и он исчезает вместе с ликвидацией предприятия?

В нормативно-правовых актах лишь написано, что трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшие родственники, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек.

Затем их надо передать на хранение в архив фирмы.

Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются. Данный вопрос меня интересует в связи с тем, что моя жена уволилась несколько лет назад по уходу за ребенком до 14 лет, а трудовую получить не смогла. Когда она решила это сделать, предприятия уже не существовало.

Где сейчас можно найти ее трудовую? Е.Чирков, руководитель отдела клиентских отношений, ООО, г.

Санкт-Петербург В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как ликвидация предприятий. Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д.

и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию, которая обеспечит его хранение. Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков.

Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.

Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий Фрагмент документа.

Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций 9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. 9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил. 9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел. Из содержания п. 9.7 Основных правил мы делаем вывод, что, если на базе ликвидируемой организации создается другая организация, архив ликвидируемой организации поступает в эту новую организацию, которая является ее правопреемником.

Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива.

Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом. Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий: — первый вариант — это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию; — второй вариант — передача такого архива в соответствующий государственный архив.

Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу.

Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации.

Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 «О создании архивов административных округов».

Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде.

В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы. Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело).

Естественно, отсутствует и вышестоящая организация.

На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее. Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации.

Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений. К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться: — установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и — подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).

К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться: — установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и — подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу). Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций.

Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению. К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате).

При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии: — приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.); — должностные инструкции; — личные дела уволенных сотрудников; — трудовые договоры; — личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф.

Т-2); — характеристики работников; — документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников); — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — указатели к приказам по личному составу; — книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; — книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений; — книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.); — лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых — документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки); — акты о несчастных случаях. По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.). Как подготовить документы Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы «передаются.

в государственный архив в упорядоченном состоянии.». В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу. Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.

Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка.

Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля — номер 7-к и т.п.

Это — явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи. Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам.

Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально).

Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.

К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов.

По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.

Личные дела Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении. Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности.

Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем — копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п.

И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела.

При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов.

Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело. Личные карточки Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2.
Личные карточки Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2.

Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости — внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.

Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования.

Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной.

Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах — в описи, предисловии к описи и т.п.

Лицевые счета по заработной плате Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах.

В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

Трудовые книжки и иные невостребованные документы В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные — не менее 50 лет.

На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно.

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия. Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно.

Сложнее, если их имеется не один десяток.

В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров. Теперь поговорим о папках для таких дел.

Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола.

Они формируются в картонные папки с завязками.

Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см.

в примере 1). Опись составляют следующим образом. Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.

Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел.

Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой. В третьей графе указывается дата документа.

Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника. В четвертую графу вносится заголовок документа — его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже.

Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) — прежняя или прежние фамилии.

Образец такой записи приведен в п. 3 внутренней описи, представленной в примере 1.

В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной. Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.

Пример 1. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед.

хр. N ————— N п/п Индекс документа Дата документа.

Заголовок документа Номера листов ед.

хр. При — меча- ние 1 2 3 4 5 6 1. 04-12 06.09.1997 — 02.12.2003 Невостребованная трудовая книжка Афанасьева Петра Ивановича 2. 04-12 09.11.1998 — 05.06.2003 То же, Глебова Михаила Андреевича 3.

04-12 18.03.2001 — 07.08.2003 То же, Паниной (Юсуповой) Екатерины Александровны 3 (три) Итого ———————————— документов.

(цифрами и прописью) 1 (один) Количество листов внутренней описи ————————— (цифрами и прописью) Специалист I категории отдела кадров (Иванова) Е.Н. Иванова 22.05.2006 Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела и опись передаваемых дел После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов).

Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу.

Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.

Образец листа-заверителя см. в примере 2. При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела. Пример 2. 1 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N —— 23 (двадцать три) В деле подшито и пронумеровано ————————— листов, (цифрами и прописью) в том числе: — литерные номера листов ——————————————; — пропущенные номера листов —————————————- — + листов внутренней описи —————————————- Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 — — Главный специалист отдела кадров (Котова) Н.А.

Котова 26.05.2006 Образец оформления обложки дела по личному составу см. в примере 3. Здесь остались незаполненными реквизиты «Код государственного архива», «Код организации» и «Наименование архивного учреждения».

Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит «Том» не заполняется. Пример 3. Код гос. архива ______ Код организации ______ ┌────────────────┐ │Ф.

N Р-912 │ _______________________________________________ │—————-│ │Оп.

N 1 л/с │ _______________________________________________ │—————-│ │Д. N 1 │ _______________________________________________ │—————-│ └────────────────┘ __________________________________________________________________ (Наименование архивного учреждения) ЗАО «Интерьер» —————————————————————— Отдел кадров —————————————————————— __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (Наименование организации и структурного подразделения) 04-03 1 ДЕЛО N —— ТОМ N — Приказы N N 1к — 68к генерального директора Общества —————————————————————— по личному составу сотрудников за 1997 г. —————————————————————— __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (Заголовок дела) 04.11.1997 — 30.06.1997 —————————————————————— (Крайние даты) 197 На ——— листах 75 лет ЭПК Хранить ———— ┌───────────┐ │Ф.

N Р-912 │ │ —— │ │ │ │Оп. N 1 л/с│ │ —- │ │ │ │Д. N 1 │ │ —— │ └───────────┘ Образец сводной описи дел поличному составу см. в примере 4. Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела (в данном случае — 1997).

Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

Пример 4. ЗАО «Интерьер» Р-912 Фонд N ——— УТВЕРЖДАЮ 1 л/с ОПИСЬ N —— Генеральный директор дел по личному составу ЗАО «Интерьер» 1997 — 2006 за ———— год (Озеров) Г.В.

Озеров 26 мая 2006 г. Название раздела N п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примеча — ние 1 2 3 4 5 6 1997 Отдел кадров 1. 04-03 Приказы N N 1к — 68к генерального директора Общества по личному составу сотрудников за 1997 г., том 1 04.01.1997 — 30.06.1997 197 2.

04-03 То же, N N 69к — 122к, том 2 01.07.1997 — 30.12.1997 214 3. 04-07 Личное дело Михайлова Василия Александровича, уволенного в 1997 г.

02.08.1997 — 28.12.1997 14 4. 04-07 То же, Птицыной (Королевой) Виктории Николаевны 15.03.1997 — 22.11.1997 12 5. 04-08 Личные карточки сотрудников Общества, уволенных в 1997 г., (ф.

Т-2), лит. М — П 15.03.1997 — 22.11.1997 2 1997 Бухгалтерия 6. 06-09 Лицевые счета по заработной плате сотрудников Общества за 1997 г., том 1, лит. А — К 1997 218 7. 06-09 То же, том 2, лит.

Л — Я 1997 215 . 69 (шестьдесят девять) В данный раздел описи внесено ————————— ед.

хр., (цифрами и прописью) 1 69 с N ———————— по N ——————, в том числе: литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________ Главный специалист отдела кадров (Котова) Н.А.

Котова 26.05.2006 Начальник отдела (Лебедева) В.А. Лебедева кадров 26.05.2006 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ЗАО «Интерьер» Протокол ЭПК Н-ского архива кадровой документации 26.05.2006 1 01.06.2006 1 от ———- N —— от ———- N —— После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее — ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см.

пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной. Пример 5. ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии ЗАО «Интерьер» Москва 26.05.2006 N 1 О согласовании описи N 1 л/с дел по личному составу за 1997 — 2006 годы Присутствовали: Председатель комиссии — заместитель генерального директора — Владов М.Н.

Главный бухгалтер — Лисицына В.И. Начальник отдела кадров — Лебедева В.А.

Начальник отдела режима и безопасности — Петров Н.С. Главный специалист юридического отдела — Гаврилов С.А.

СЛУШАЛИ: О согласовании описи N 1 л/с дел по личному составу за 1997 — 2006 гг. (Лебедева). РЕШИЛИ: Опись N 1 л/с дел по личному составу за 1997 — 2006 гг.

в количестве 69 дел согласовать. Председатель комиссии (Владов) М.Н.

Владов Что еще следует учесть Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п.

п. 2.4.1 — 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов. Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте.

Сама квитанция будет являться приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия.

Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе.

Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов. Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом — налоговые, правоохранительные, судебные и т.п.