Как оформляется сопроводительное письмо


Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк


› На чтение16 мин. Просмотров1299 Обновлено 28.01.2022 Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

  1. В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.
  2. Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
  3. Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует.

Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи. Данное письмо составляется в произвольной форме , однако нужно учесть некоторые моменты:

  1. Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.
  2. В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
  3. Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
  4. Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
  5. В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его.

Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями. Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух.

При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные , чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам. *Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг.

В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей. Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
  2. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  3. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  4. описываются передаваемые бумаги;

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  2. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  3. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
  1. должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
  2. обращение и вводная часть;
  3. информация об исполнителе.
  4. заключительная часть;
  5. реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  6. реквизиты отправителя.

    Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;

  7. опись передаваемых бумаг;
  8. данные адресата;

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации. Она не является обязательным требованием. Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации.

Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам: Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата.

Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть.

Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

  1. допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.
  2. номер бумаги по порядку в перечне;
  3. ее наименование и реквизиты;
  4. количество экземпляров;
  5. количество листов;

Шаг 5.

Составить заключительную часть.

В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  1. подписать и возвратить отправителю;
  2. приобщить к материалам дела;
  3. рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6.

Указать подписанта и подписать послание. Исполнитель указывается внизу листа. Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями. ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ООО «Идеальный контрагент» № 124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович! Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем.

Уважаемый Петр Петрович! Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем.

Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов. В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх.

№ 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

  • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Бытует мнение, что сопроводительное письмо – это исключительно ответ на определенный запрос. На самом деле сопроводительное письмо составляется при любой отправке бумаг и документов, независимо от адресата или наличия запроса.

В верхнем правом углу сопроводительного письма указывается адресат отправления. Если документы отправляются по запросу, то в поле адресата потребуется также указать ФИО лица, направившего запрос.

Например

«Судье Октябрьского суда города Хабаровска, Марининой И.И.»

. Если сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке, то отправитель не нуждается в дополнительных представлениях, поскольку бланк содержит в себе все необходимые реквизиты.

В конце сопроводительного письма на бланке указывается должность и ФИО лица, имеющего право отправлять документы. Обычно этим лицом является руководитель. Поскольку отправка бумаг – это обычно канцелярская работа, то необходимости в подписи руководителя иногда нет, и за него подпись может проставить работник канцелярии.

При этом чтобы было понятно, кем подписано сопроводительное письмо, перед записью с ФИО руководителя ставится знак дроби, а внизу документа, мелким шрифтом, указывается должность и ФИО исполнителя. Именно исполнитель и будет ответственен за своевременную и правильную отправку.

Если сопроводительное письмо исходит от физического лица, то составляется оно на листе бумаги с указанием ФИО отправителя и его адреса.

Подписывает такое сопроводительное письмо сам отправитель. Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки.

Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И.

по ст. 218 ч.2 УК РФ». Если отправляется несколько документов, то в тексте сопроводительного письма нужно указать лишь количество и суть документов. Например

«Направляем 12 копий личных дел работников завода «Сопелки»

. После окончания текста следует составить список приложений, например «Приложение: Личное дело № 111 слесаря Иванова И.И.

Личное дело № 222 токаря Петрова П.П.» и т.д.

Сопроводительное письмо должно содержать в себе ответ на вопрос «почему это направляется». Если документы отправляются по запросу, то текст письма должен содержать сведения об этом. Необходимо указать не только номер запроса, но и его дату. Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем.

Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права.

Имеет опыт в экспертизе документов. Многие фирменные бланки содержат в себе эту рубрику.

Как правило, в левом верхнем углу содержится строка исходящих данных, а под ней – строка с данными о запросе.

Под исходящими данными подразумевается исходящий номер письма и дата его составления, в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции. Если документы направляются по собственной инициативе, то текст сопроводительного письма должен довести это до сведения адресата.

Например

«Направляю вам претензию по качеству товара, приобретенного в вашем магазине 12.12.2022 года»

.

Сопроводительное письмо, оформленное на бланке, заканчивается подписью, а письмо, составленное на чистом листе бумаги – датой и подписью отправителя. Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.

Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов. Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  2. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  3. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
  4. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  5. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;

По большому счету вид у письма только один.

Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. получателя.
  2. канала отправки сообщения;

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям. В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. электронные;
  2. написанные вручную;
  3. передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию. При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  1. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
  2. поле для текста письма и приложений;
  3. поле с исходящим номером и датой;
  4. верхнюю часть с реквизитами организации;
  5. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи! Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

  • Документ 1.
  • Документ 3.
  • Документ 2.

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  1. обращение к получателю;
  2. основная часть;
  3. перечень приложений;
  4. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление статистических данных.
  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О подготовке годового отчета.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество» Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем. Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата: Тип формулировки Тип адресата Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д. Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией: Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма.

А это значит, что в текст включается:

  1. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  2. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  2. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа. Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение. Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права.

Имеет опыт в экспертизе документов. Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы. При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу. Каждая организация принимает свои правила хранения документов. Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая.
Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. некорректность содержания;
  2. стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками. Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

Скачать пустой бланк Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке.

Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. к коммерческому предложению;
  2. к документации в налоговую инспекцию;
  3. к договору на подпись;
  4. к акту сверки;
  5. к исполнительной документации;
  6. к кадровой документации.
  7. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  8. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права.

Имеет опыт в экспертизе документов.

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Автор статьи Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

Отличная статья 0

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

ОбразцыАвтор:Полина Гольцова Сопроводительное письмо о направлении документов — это письменное обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей. Скачать форму сопроводительного письма к документам Скачать образец сопроводительного письма с приложением документов из КонсультантПлюс Скачать образец сопроводительного письма с описью документов Скачать образец сопроводительного письма к документам в Word Скачать образец сопроводительной записки к документам на подпись Скачать образец сопроводительного листа при возврате подписанной документации Скачать образец сопроводительного письма о передаче документов Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Цели и задачи сопровода В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо к документам.

На практике эта бумага выполняет одновременно несколько задач:

  1. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  2. описываются передаваемые бумаги;
  3. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
  4. в тексте, помимо перечня документации, содержится просьба или руководство к действию для адресата либо даются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;

При работе в рамках федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать различную документацию необходимо довольно часто, например:

  1. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  2. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  3. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили рекомендации по составлению сопровода.

Используйте эти инструкции бесплатно. Что указать в сопроводе С 01.07.2018, оформляя сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для оформления используют как фирменный бланк, так и чистый лист, составляют желательно в печатном, а не рукописном виде, придерживаясь следующей структуры:

  1. информация об исполнителе.
  2. должность и Ф. И. О. подписавшего бумагу лица, сама подпись;
  3. обращение и вводная часть;
  4. заключительная часть;
  5. опись передаваемых бумаг;
  6. реквизиты — дата и исходящий номер;
  7. реквизиты отправителя; если используется фирменный бланк, вписывать их повторно не нужно, на чистом листе эти данные необходимо внести;
  8. данные адресата;

По желанию отправителя ставится печать организации, но это не является обязательным требованием.

Как написать сопровод: пошаговая инструкция Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как написать сопроводительное письмо к документам в 2022 году. Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено. Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____».

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____».

Затем следует имя и отчество адресата.

Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть.

Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: Используйте формулировку «Направляем в ваш адрес…» либо, если бумаги направляются в ответ на запрос адресата, укажите реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)». Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

  1. номер бумаги по порядку в перечне;
  2. количество экземпляров;
  3. ее наименование и реквизиты;
  4. количество листов;
  5. допускается указать, оригинал это или копия, нотариальная копия.

Шаг 5.

Составить заключительную часть.

В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  1. подписать и вернуть отправителю;
  2. рассмотреть в установленном порядке.
  3. приобщить к материалам дела;

Шаг 6. Указать подписавшее письмо лицо и поставить его подпись. Исполнитель указывается внизу листа.

Помимо фамилии, имени и отчества необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Вот приблизительный пример сопроводительного письма к документам в текстовой форме.

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ИНН 1234567890 КПП 121001001 000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67 Генеральному директору ООО «Идеальный контрагент» Петрову П.П.

№124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович! В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 №987 (Вх. №365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта №123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

Приложение:

  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.
  • Акт оказанных услуг №1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.