Образец заявления на возврат подотченой суммы после командировки


Образец заявления на возврат подотченой суммы после командировки

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа


Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками. Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании.

Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации. Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании.

Ими выступают любые работники предприятия.

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам.

Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно.

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная.

Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  1. сумма наличных денег;
  2. срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
  3. регистрационный номер документа;
  4. Ф.И.О. лица;
  5. подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений: В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ .

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У).

А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет.

Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения. Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО.

С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните: 1.

Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке. 2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан.

В этом случае покупателем для продавца является само физлицо.

И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2020 году коснулись и документации. Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см.

указание № 3073-У, письмо Минфина России ). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями: 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У. 2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению.

Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер. 3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу.

Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации. 4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером.

Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами.

Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина ).

Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия.

Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.

В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли. 6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51. Подведем итог сказанного: 1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно. 3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты. 5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч.
1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  1. для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  2. для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

: Теги:

Выдаем деньги в подотчет из кассы

08 Июня 2020 в 12:05 Заявление на выдачу подотчетных сумм — это документ, который является основанием для оформления расходно-кассового ордера и получения наличных денег на руки.

Действия подотчетного лица и бухгалтерии регламентируются указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, оплату услуг и товаров для нужд предприятия, иные нужды, необходимые для обеспечения деятельности организации.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, оплату услуг и товаров для нужд предприятия, иные нужды, необходимые для обеспечения деятельности организации. Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег.

Сокращает вопросы со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов. Порядок действий при получении денежных средств на руки работникам регулируется принятыми в 2017 году новыми правилами выдачи подотчетных сумм и состоит из следующих этапов:

  • Получение денег физическим лицом.
  • Разрешение (приказ или заявление).
  • Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.
  • Отчет по израсходованным суммам.

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется по распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 указаний № 3210-У). Иными словами, если нет приказа, работник пишет заявление на выдачу подотчетных сумм, и если это заявление удовлетворят, получит деньги.

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке.

В настоящее время оно применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет составляется в произвольной форме, содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги.

Документ подписывает руководитель организации или ИП.

Подпись руководителя является одновременно «разрешающей». Физическое лицо в заявлении вправе указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Организации или ИП вправе выдавать деньги подотчет на основании внутреннего распорядительного документа.

Форма документа выбирается самостоятельно и утверждается в ЛНА.

Это может быть служебная записка, приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ.

Внутренний распорядительный документ обязательно содержит записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Рассмотрим подробнее новые правила выдачи подотчетных сумм.

Передача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

РКО составляется в одном экземпляре. Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится их передача.

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Еще одно послабление законодательства, вступившее в силу с 19.08.2017, коснулось передачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Уже нет необходимости отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму разрешено в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать подотчет было нельзя.

Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать подотчет было нельзя.

Теперь допускается написать заявление на подотчетные деньги и при положительном решении получить их.

Обратите внимание, что большая сумма накопленных подотчетных сумм привлекает внимание контролирующих органов.

Эти суммы квалифицируют как заемные (беспроцентные) средства.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в , облагаются НДФЛ по ставке 35%. Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства.

Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги подотчет, или со дня выхода на работу (п.

6.3 указаний № 3210-У). Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы.

Авансовый отчет утверждается руководителем. В случае остатка неизрасходованных денежных средств подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем.

На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 указаний № 3210-У). По новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру допускается направить на электронную почту подотчетного лица (п.

5.1 указаний № 3210-У). Чеки ККМ при возврате подотчетных сумм не выдаются. Чек ККМ оформляется только при реализации товаров (работ, услуг). В случае превышения потраченной суммы денег над суммой, выданной по заявлению на подотчет, работнику следует к авансовому отчету приложить объяснительную записку.

В случае превышения потраченной суммы денег над суммой, выданной по заявлению на подотчет, работнику следует к авансовому отчету приложить объяснительную записку.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации или ИП. Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника. Автор: Краткий курс по охране труда: как работать после изменений Пять емких и полезных уроков по ОТ.

Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации.

В конце пришлем чек-листы для самопроверки. Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Временные разницы — это доходы и расходы, которые сформировали бухгалтерскую прибыль в одном отчетном периоде, а налоговую — в другом.

Сюда же относятся и операции, которые не включаются в бухприбыль или убыток, но учитываются при формировании базы по этому налогу.

02 Июня 2021 в 09:30 Виды деятельности для ИП на УСН в 2021 году:

  • Автоперевозки.
  • Техобслуживание, ремонт бытовой техники.
  • Реализация товаров и оказание услуг.
  • Оптовая и розничная торговля.
  • Производство продукции, которая не попадает под акцизы.

02 Июня 2021 в 08:30 Какую отчетность надо сдавать ИП на патенте без работников: только в статистику, если предприниматель включен в выборку. При наличии сотрудников в штате перечень форм, а также обязательных к уплате налогов расширяется. 02 Июня 2021 в 07:30 Как произвести исправления в бухгалтерском учете:

  1. провести коррректировку;
  2. сделать сторнировочную запись;
  3. дополнить данные.

01 Июня 2021 в 10:34 Налоговый вычет при покупке земельного участка — это сумма, на которую налогоплательщик вправе уменьшить облагаемый доход при соблюдении ряда условий и предоставлении в инспекцию комплекта документов.

31 Мая 2021 в 09:28 31 Мая 2021 27 Мая 2021 19 Мая 2021 04 Мая 2021 03 Мая 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Заявление на компенсацию расходов по авансовому отчету

/ Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: «» с комментариями и выводами от практикующих специалистов.СодержаниеПредоставление сотруднику наличных или безналичных средств под отчет для производственных трат является обычной практикой в любой компании.

Если фактические расходы сотрудника превысили предоставленную сумму, и он оплачивал товар или услугу собственными средствами, то компания обязана возместить ему понесенные расходы.Чаще всего сотрудники компаний получают аванс на общехозяйственные расходы или при отправлении в командировку, становясь подотчетным лицом. Независимо от типа расходов, после их осуществления сотрудник в обязательном порядке составляет авансовый отчет — документ об использовании аванса для выполнения производственного задания.Авансовый отчет всегда подкрепляется оправдательными документами в виде приложений на отдельных листах: товарно-кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО), товарно-транспортные накладные и иные документы, подтверждающие факт и обоснованность совершенных трат.Если сумма фактических расходов сотрудника по итогу выполнения производственного задания оказалась меньше выданного аванса, то остаток необходимо вернуть в кассу компании. Если же сумма расходов оказалась больше, то есть произошел перерасход, компания должна полностью компенсировать его сотруднику.Компенсация перерасхода осуществляется строго на основании авансового отчета — сотрудник заполняет документ, прикладывает к нему все подтверждающие расходы документы и отправляет всё это на проверку в бухгалтерию.Обратите внимание, что компенсация может быть выплачена только после проверки отчета бухгалтером организации, а расходы по нему учитываются в том периоде, когда документ был утвержден.

Если авансовый отчет и все приложения к нему корректны, бухгалтер может переходить к выплате компенсации сотруднику.Однако на практике, в компаниях, особенно с большим потоком авансовых отчетов, такого рода компенсации часто затягиваются.

Происходит это по причине того, что сотрудники допускают в авансовых отчетах и приложениях множество ошибок, что влечет за собой их долгую пересылку / передачу в бухгалтерию и обратно, а также несвоевременную сдачу.Во избежании этого, сегодня всё больше компаний переходят на электронный формат обработки авансовой отчетности, например, с помощью приложения Hamilton Авансовый отчёт.Подотчетное лицо с любого мобильного устройства входит в приложение и создает электронный авансовый отчет. Большая часть информации в нем уже заполнена по умолчанию, сотруднику нужно внести свои расходы, прикрепить фото подтверждающих документов и одним кликом отправить отчет на проверку бухгалтеру.Бухгалтер получает всегда 100% правильные оформленные отчеты и точно в срок, а все проводки по расходам формируются автоматически.

Ему остается перенести данные в используемую ERP, с которой приложение Hamilton Авансовый отчет легко синхронизируется, и выплатить компенсацию подотчетному лицу.Руководитель легко контролирует все расходы подотчетных сотрудников в приложении, и всегда может подписать финальный авансовый отчет электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Когда бизнес-процесс отлажен и автоматизирован, задержек по выплатам компенсаций подотчетным сотрудникам быть не может.

Чтобы убедиться в этом, читайте историю компании Бондюэль, которой приложение Hamilton Авансовый отчет помогло сократить время на обработку одного авансового отчета до 10-ти минут и ускорить выплату компенсации по нему в 4 раза.Обратите внимание, что шаги бизнес-процесса, а также роли и права всех его участников, могут быть легко настроены под политики и правила каждой отдельной компании.В компаниях, где процесс обработки авансовой отчетности еще не автоматизирован, помимо учетной политики, где закреплены ключевые требования к авансовому отчету и прочим подобным заявлениям и формам, могут использоваться отдельные памятки подотчетным лицам.

В этих памятках указывается вся необходимая информация относительно действий и сроков составления документации, а также осуществления компенсаций по ней.Возмещения расходов подотчетному лицу, как и выдача аванса, производится из кассы организации.

Денежные средства могут быть перечислены на карту сотрудника или выданы наличными на руки. По договоренности сторон при отсутствии в кассе организации достаточной суммы выплата может производиться частями.Срок возмещения расходов по авансовому отчету устанавливается в учетной политике организации.

Строгих рамок для этого нет, однако компенсация должна быть произведена в разумные сроки, в иной ситуации подотчетный сотрудник, руководствуясь ст.

395 ГК РФ, может потребовать возмещения убытков.Согласно Письму Банка России N 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 любое лицо, с которым у организации заключен трудовой или гражданско-правовой договор, может потребовать компенсации расходов, понесенных в ходе выполнения служебного задания.

Для этого сотруднику компании или же наёмному по гражданско-правовому договору исполнителю необходимо составить заявление на компенсацию расходов по авансовому отчету.Заявление пишется на имя руководителя организации с указанием номера авансового отчета, суммы потраченных средств и назначения трат с прилагающимися оправдательными документами, после чего к нему прикладывается сам авансовый отчет.Важно, чтобы компенсация по авансовому отчету была оформлена с правильным назначением платежа, так как ошибка может повлечь за собой отказ банка принять платежное поручение, либо, при проведении внутреннего аудита, санкции от контролирующих органов.Во избежании прочих ошибок при составлении заявления на компенсацию расходов, необходимо помнить следующее:

  • Перед написанием заявления необходимо закрыть ранее открытые дела по авансовым отчетам — при необходимости вернуть средства, выданные под отчет и не израсходованные полностью, в кассу организации.
  • Форма заявления зависит от того, были авансовые средства выданы в виде наличных или переводом на карту, так как компенсация перерасхода происходит соответствующим образом.
  • К заявлению необходимо приложить актуальные документы, подтверждающие факт оплаты товара или услуги для нужд организации, и содержащие развернутые реквизитов продавца, полную сумму сделки, список наименований товаров или услуг с отдельной стоимостью.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).После этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на карту с расчетного счета).

При этом лучше, если первичные документы были оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно.

Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору).Чтобы упростить рассмотрение вопроса необходимо разбить его на отдельные блоки. Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У).Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.Заявление на возмещение командировочных расходов, образец которого можно найти в открытом доступе, оформляется в соответствии с нормативными установками, которые будут представлены ниже.В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании.Директор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100 руб. с НДС. Деньги под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы собственными наличными деньгами.ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп.

4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм.Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п.

2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%. Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.Работодатель обладает правом изменять локальный нормативно-правовой акт.

Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников. С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться.Чтобы возместить иные затраты сотрудника, необходимо воспользоваться другим источником или предварительно снять деньги с банковского счета, после чего перечислить их на карту подотчетного лица.Заявление на выдачу денег в подотчет 2020 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП.

Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».Отчетная документация обобщает показатели первичных документов, минимизируя учетную информацию на счетах.Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег.

А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

  • Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  • Выдача денег физическому лицу.
  • Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.
  • Отчет по израсходованным суммам.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.Наличные расчеты осуществляются согласно с требованиями Центробанка №3073-У. Единый план счетов бухучета утвержден распоряжением Минфина от 01.12.2010 №157.

Порядок предоставления работодателю авансового отчета разработан постановлением Правительства от 13.10.2008 №749. Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом.

При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось.

Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Предлагаем образец заявления, подготовленный нашими специалистами.В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  • Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  • Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  • ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  • Основание и перечисление подтверждающих документов.
  • Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Обратите внимание!

Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Директор – это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец смотрите ниже).

К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату – кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми.

В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами.

В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк.

Почему?Возмещение суточных гарантирует ст.

168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.Командировочные расходы являются сложным и неотъемлемым аспектом жизни каждого сотрудника, нацеленного на длительную трудовую деятельность.

Данная статья позволит избежать непредвиденных ситуаций и разногласий с административным персоналом, прояснив нюансы оформления документов и работы актуальных законопроектов.Обучающие семинары для персонала компании, тематические консультации, открытые столы и т.п.Подходит для штатных сотрудников и оформляется при наличии подтверждающих оплату документов (договор, акт, кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.).8. Деловые встречи и поездки (авиа и жд билеты, гостиницы, культурные мероприятия, такси, деловые обеды и ужины).Заявление на выдачу денег в подотчет 2018 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги.

Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».Важно! Те денежные средства, которые сотрудник потратил помимо полученного аванса выдаются ему из кассы.

При выдаче оформляется РКО (расходный кассовый ордер по форме КО-2).Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.Обоснованным перерасчет признается в том случае, если выполняются следующие условия:

  1. денежные средства сотрудником были израсходованы на выполнение задания, которое ему поручила компания (обычно, цель выдачи денежных средств указывается в приказе директора о выдаче под отчет);
  2. работник предоставил документы, подтверждающие перерасход денежных средств (это могут быть, к примеру, кассовые чеки).

Водители обязаны заполнять путевые листы расходования бензина или дизельного топлива по утвержденным в организации нормам.Личные поездки в пределах одного населенного пункта считаются необоснованными расходами, также как поездки в выходные и праздничные дни, если это не обусловлено спецификой деятельности организации.6.Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

  1. Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  2. Печать.
  3. В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  4. Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  5. Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
  6. Прописывать дату документа арабскими цифрами

Для признания расхода при УСН на приобретение материалов у поставщика не имеет значения получены деньги на покупку в подотчет или нет?Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций.

Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения?Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств.

Получить деньги можно через кассу предприятия.Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги.

К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы.Альтернативой заявления на подотчет в 2020 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.Проверяя авансовый отчет, бухгалтер может обнаружить, что сотрудником израсходовано больше денежных, чем ему выдал кассир.

Такой перерасход требует возмещения, но только в том случае, если он обоснован.А если подотчетные деньги переводились на корпоративную карту?

Нужно ли сдавать в этом случае авансовый отчет и соблюдать сроки и порядок отчета, предусмотренные в п.6.3. Указания Банка России №3210-У?Основная заминка может возникнуть при оформлении авансового отчета, который предусматривает внесение данных о расходно-кассовом ордере.Для того, чтобы перерасход был признан обоснованным, должны выполняются следующие условия:

  • Работником представлены документы, которые подтверждают перерасход денежных средств. Это, например, могут быть кассовые чеки.
  • Денежные средства сотрудник израсходовал на выполнение задания, которое ему поручила организация. Как правило, цель выдачи в подотчет денежных средств указывается в приказе директора).

Получив авансовый отчет от сотрудника, бухгалтер проводит проверку:

  1. наличие подтверждающих документов;
  2. сумм расходов, а также счетов учета.
  3. правильность оформления документа;
  4. целевого расходования денежных средств;

Однако это неправомерно, поскольку сотрудник в данной ситуации, по сути, не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Позиция Минфина РФ подтверждает, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для целей НДФЛ ст.Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям.

При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.На практике встречаются ситуации, когда работник расходует больше, чем ему выдали, или приобретает что-то для нужд организации за свой счет. Эту сумму можно выплатить работнику. Подтверждением того, что расходы экономически обоснованы, является утвержденный руководителем авансовый отчет.

При этом выплаченная сумма не рассматривается как доход, полученный работником, с нее не удерживается НДФЛ.По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней.

То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок.При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок.

Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок.Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ).

Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимся работникам упрощает жизнь компаниям.

Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одному и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы.Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:

  • Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.
  • Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  • Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его заявления, на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ).

Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ).При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация. Однако в данной ситуации существует налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов.

Поэтому для организации важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Авансовый отчет составляется, когда денежные средства были выданы под отчет заранее п.Документ отправляется на рассмотрение руководителю, после чего он издает приказ о возмещении денежных средств.

Приказ ФТС России от Возврат денежных средств, ошибочно перечисленных на расчетный счет по вине банка. Отчет о целевом использовании денежных средств форма 6 образец. Документ представляет собой заявление просьбу о возврате перечисленных денег.

Письмо на возврат денежных средств, образец.Приказ о возврате денежных средств работником образец. Приказ о возврате денежных средств работнику образец проверенно KIS. Образец приказа для присвоения разряда баням.

Образец приказа о возмещении материального ущерба работником. Возврат аванса, выданного для возмещения. Возврат ошибочно перечисленных денежных средств на основании письма ООО МегаСтрой 9 от 26 июля г.Важная и полезная информация в статье: «Сроки возмещения по авансовым отчетам».

В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы.

По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции. В табличной части документа прописывается Ф.И.О.

сотрудника, сумма, цель использования средств. Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму.

Обычно это паспорт сотрудника. После проведения документа формируется проводка ДТ71 КТ50 на сумму операции.Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника.

Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках.Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица. Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.

166 ТК РФ).А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы ().В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (, далее — ). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — документ, на основании которого бухгалтер вправе выдать работнику деньги из кассы. Но чтобы он имел юридическую силу, его предварительно согласовывают и заверяют у руководителя организации.Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки.

В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов.

Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы.

Банк лимит повышает неохотно. Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям?Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику?

Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке.

При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки.

В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).Требования бухгалтерии к АО таковы:

  1. отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  2. соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.
  3. каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму.

Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  1. соответствие АО принятой у работодателя форме;
  2. обоснованность расходов;
  3. утверждение АО руководителем.
  4. документальное подтверждение каждого расхода;

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?» .Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО?

Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством.

Основанием для выплаты является сам авансовый отчет.